# Prüfung nicht bestanden: Befund und nächste Schritte dokumentieren > Ein negatives Prüfergebnis nicht hinter einem erledigten Termin verstecken und fachliche Rückmeldungen nachvollziehbar verfolgen. HTML-Version: [https://unternehmenspflichten.de/wissen/pruefung-nicht-bestanden/](https://unternehmenspflichten.de/wissen/pruefung-nicht-bestanden/) Dokumentenprobleme Ein negatives Prüfergebnis nicht hinter einem erledigten Termin verstecken und fachliche Rückmeldungen nachvollziehbar verfolgen. ## Kurzantwort Eine durchgeführte Prüfung und ein positives Ergebnis sind unterschiedliche Aussagen. Bewahren Sie den Bericht, leiten Sie den Befund an die zuständigen Personen weiter und dokumentieren Sie deren Entscheidungen. Ein abgeschlossener Kalendereintrag darf eine noch offene technische Situation nicht verdecken. In diesem Ratgeber ## Fragen aus dem Betriebsalltag ### Ist der Prüftermin erledigt, obwohl das Gerät durchgefallen ist? Die Durchführung kann stattgefunden haben, während Maßnahmen und Einsatzentscheidung offen bleiben. Trennen Sie diese Zustände in der Organisation. Eine grüne Terminanzeige sollte nicht als uneingeschränkte Freigabe des Geräts verstanden werden. ### Welche Angaben werden aus dem negativen Bericht übernommen? Objektkennung, Berichtdatum, betroffene Positionen und der genaue Bezug der erhaltenen Aussage. Bewahren Sie das Original unverändert auf. Formulieren Sie kritische Aussagen nicht durch freie Zusammenfassung milder als im Bericht. ### Wer entscheidet über die weitere Verwendung? Die dafür zuständigen betrieblichen und fachlichen Stellen treffen die konkrete Entscheidung. Diese Organisationshilfe erteilt keine Nutzungserlaubnis. Geben Sie die vollständige Information weiter und organisieren Sie erforderliche Maßnahmen vor Ort. ### Wie wird eine Reparatur beauftragt, ohne den Befund zu verlieren? Verknüpfen Sie Auftrag und Berichtsposition miteinander. So ist später erkennbar, welche Maßnahme welchen Mangel betrifft. Ein allgemein formulierter Werkstattauftrag kann mehrere offene Punkte sonst nur unvollständig abdecken. ### Was passiert, wenn das Gerät nur teilweise geprüft werden konnte? Halten Sie den tatsächlich dokumentierten Umfang und die nicht erfassten Bereiche fest. Eine unvollständige Durchführung ist nicht dasselbe wie ein positives Gesamtergebnis. Klären Sie die offenen Bereiche mit der zuständigen Person. ### Wann wird eine Nachprüfung eingetragen? Wenn deren Erforderlichkeit und Planung fachlich geklärt sind. Erfassen Sie Termin, Bezug und zuständige Stelle. Eine eigenständig angesetzte Folgeprüfung ersetzt nicht die Entscheidung, welche Kontrolle oder Prüfung nach der Maßnahme nötig ist. ### Wie wird eine abweichende zweite Einschätzung behandelt? Bewahren Sie beide Aussagen mit Aussteller, Datum und Umfang auf. Lassen Sie Widersprüche zuständig klären. Löschen Sie den ersten Bericht nicht nur, weil ein späterer günstiger klingt. ### Was gehört zum nachvollziehbaren Abschluss? Ausgangsbefund, ausgeführte Maßnahmen und die erhaltene abschließende Rückmeldung werden verbunden. Offene Restpunkte bleiben erkennbar. Der Abschlussvermerk benennt seinen konkreten Gegenstand und verspricht nicht pauschal vollständige Rechtssicherheit. ## Beispiel aus der Praxis Eine Leiterprüfung wird durchgeführt und ein Mangel dokumentiert. Der Termin ist damit nicht mehr ausstehend, die Leiter bleibt jedoch nach der betrieblichen Entscheidung aus dem vorgesehenen Einsatzbestand genommen. Reparatur oder Ersatz und die zuständige Rückmeldung werden als eigene Folgeaufgaben verfolgt. ## Angaben für die eigene Arbeitsliste | Bereich | Organisatorischer Bezug | | --- | --- | | Durchführung | Tatsächlicher Prüfzeitpunkt | | Ergebnis | Originalbefund mit Objekt- und Positionsbezug | | Maßnahme | Auftrag, Reparatur oder Ersatz | | Entscheidung | Zuständige Bewertung und offene Restpunkte | ## Checkliste für die Umsetzung - Durchführung und positives Ergebnis getrennt halten. - Befund unverändert aufbewahren. - Zuständige Personen konkret informieren. - Maßnahmen mit Berichtspositionen verknüpfen. - Abschluss nur auf den tatsächlich geklärten Umfang beziehen. ## Quellen und Einordnung Quellenstand: 10.09.2026. Die Abläufe, Beispiele und Organisationschecklisten sind eigene Arbeitshilfen. Die verlinkten Quellen geben den fachlichen oder rechtlichen Rahmen; sie ersetzen keine Bewertung der konkreten betrieblichen Situation. - [BAuA: TRBS 1201, Prüfungen und Kontrollen von Arbeitsmitteln](https://www.baua.de/DE/Angebote/Regelwerk/TRBS/pdf/TRBS-1201.html) - [Eigene Produktinformationen: aktueller Funktionsumfang](https://unternehmenspflichten.de/produktansicht/) ## Passende nächste Schritte - [Befund und Maßnahmen als Vorgang zusammenstellen](https://unternehmenspflichten.de/wissen/nachweisordner/) - [Mängelbeseitigung und Nachprüfung getrennt dokumentieren](https://unternehmenspflichten.de/wissen/nachpruefung-maengelbeseitigung/) - [Leiterprüfung dokumentieren und Leitern eindeutig kennzeichnen](https://unternehmenspflichten.de/wissen/leiterpruefung-dokumentation/) - [Geräte stilllegen: Akte erhalten und Wiederanlauf planen](https://unternehmenspflichten.de/wissen/geraete-stilllegen/) - [Alle Ratgeber: Dokumentenprobleme](https://unternehmenspflichten.de/wissen/themen/dokumentenprobleme/) ## Vorhandene Nachweise geordnet übergeben Die organisatorische Zusammenstellung prüfen. Keine Bewertung, ob Unterlagen gesetzlich ausreichen. Allgemeine Information und Organisationshilfe, keine Prüfung Ihres Einzelfalls. Quellen nennen den Rahmen, entscheiden aber nicht über die Anforderungen an Ihren Betrieb. Prüfumfang, Intervalle und Freigaben klären die zuständigen Fachpersonen. Ein Export ersetzt kein Prüfprotokoll. ## Passend weiterlesen Protokolle und Nachweise 3 Min.Protokolle und Nachweise 3 Min. ### Mängelbeseitigung und Nachprüfung getrennt dokumentieren Vom ersten Befund über den Reparaturbeleg bis zur fachlichen Rückmeldung eine nachvollziehbare Vorgangskette aufbauen. Lücken und Umstieg 4 Min.Lücken und Umstieg 4 Min. ### Prüfbericht fehlt: Unterlagen gezielt nachfordern Eine durchgeführte Leistung ist noch kein eingegangener Nachweis. So wird aus der fehlenden Datei eine bearbeitbare Anforderung. Lücken und Umstieg 4 Min.Lücken und Umstieg 4 Min. ### Widersprüchliche Prüffristen: Bericht, Plakette und Kalender abgleichen Unterschiedliche Datumsangaben sichtbar klären, statt den bequemsten Termin als neue Wahrheit zu übernehmen. Direkt im eigenen Betrieb testen ## Verwalten Sie den ersten Vorgang an einem Ort Legen Sie ein eigenes Objekt mit Termin und Nachweis an und testen Sie den vollständigen Arbeitsablauf 14 Tage kostenlos.