# Prüfdienstleister vorbereiten: Geräteliste und Zugang klären > Vor einem Prüftermin Gerätebestand, Ansprechpartner, Zugang und benötigte Berichtsform mit dem Dienstleister abstimmen. HTML-Version: [https://unternehmenspflichten.de/wissen/prueftermin-dienstleister-vorbereiten/](https://unternehmenspflichten.de/wissen/prueftermin-dienstleister-vorbereiten/) Zusammenarbeit Vor einem Prüftermin Gerätebestand, Ansprechpartner, Zugang und benötigte Berichtsform mit dem Dienstleister abstimmen. ## Kurzantwort Schicken Sie eine eindeutige Liste der vorgesehenen Objekte und klären Sie den Zugang sowie die erwarteten Unterlagen vor dem Besuch. Der beauftragte Prüfumfang wird fachlich abgestimmt. Eine organisatorisch vollständige Terminmappe legt weder Prüfverfahren noch Qualifikation des Prüfers fest. In diesem Ratgeber ## Fragen aus dem Betriebsalltag ### Welche Geräteliste benötigt der Prüfdienst vorab? Hilfreich sind interne Kennung, Herstelleridentifikation, Standort und bekannte Besonderheiten. Unklare oder nicht auffindbare Geräte sollten erkennbar sein. Schicken Sie einen datierten Listenstand und vereinbaren Sie, wie spätere Änderungen gemeldet werden. ### Wie werden nicht erreichbare Geräte berücksichtigt? Kennzeichnen Sie Geräte im Außeneinsatz, abgeschlossene Räume und nicht zugängliche Anlagen frühzeitig. Klären Sie, ob ein zweiter Termin oder eine andere Bereitstellung notwendig ist. Nicht vorgelegte Geräte dürfen nicht stillschweigend als mitgeprüft gelten. ### Was ist bei Zugang und Ansprechpartnern abzustimmen? Benennen Sie eine zuständige Person und eine Vertretung sowie die vorgesehenen Zugangszeiten. Besondere Sicherheits- und Einweisungsanforderungen werden vor Ort durch den Betrieb organisiert. Veröffentlichen Sie Zugangscodes nicht in frei weiterleitbaren Terminunterlagen. ### Sollte der alte Prüfbericht mitgeschickt werden? Wenn er zur Vorbereitung benötigt wird, ordnen Sie ihn der richtigen Anlage zu und stellen Sie eine unveränderte Fassung bereit. Ergänzen Sie bekannte Änderungen seitdem. Entscheiden Sie mit dem Dienstleister, welche Vorunterlagen tatsächlich gebraucht werden. ### Wie wird die spätere Berichtszuordnung einfacher? Vereinbaren Sie, dass Ihre Gerätekennungen oder eine eindeutige Übersetzungstabelle im Bericht auftauchen. Klären Sie Einzelbericht, Sammelbericht und Dateiformat. Ein Muster Ihrer Objektliste kann Missverständnisse schon vor dem Termin sichtbar machen. ### Muss eine Betriebsunterbrechung eingeplant werden? Fragen Sie nach den organisatorischen Voraussetzungen der beauftragten Prüfung. Abschaltungen und Sicherungsmaßnahmen werden nur von den dafür zuständigen Personen festgelegt und ausgeführt. Eine Kalenderbuchung darf sie nicht ersetzen. ### Wie geht man mit zusätzlichen Geräten am Prüfungstag um? Dokumentieren Sie die Erweiterung und lassen Sie Umfang sowie Zuordnung bestätigen. Ein spontan hinzugestelltes Gerät kann sonst im Bericht fehlen oder unter einer fremden Kennung erscheinen. Halten Sie den abschließenden Listenstand fest. ### Was gehört zur Nachbereitung des Dienstleistertermins? Gleichen Sie tatsächlich vorgelegte Geräte, eingegangene Berichte und offene Rückfragen ab. Notieren Sie, wer fehlende Unterlagen verfolgt. Die Terminbestätigung allein ist noch kein dokumentiertes Prüfergebnis. ## Beispiel aus der Praxis Ein Betrieb plant die Prüfung von 40 Geräten. Vier sind am vorgesehenen Tag auf Baustellen. Die Verwaltung markiert sie bereits in der Vorabliste und vereinbart einen zweiten Übergabezeitpunkt. Im anschließenden Abgleich werden deshalb 36 und später vier Geräte nachvollziehbar zugeordnet, statt nur auf die ursprüngliche Gesamtzahl zu schauen. ## Angaben für die eigene Arbeitsliste | Bereich | Organisatorischer Bezug | | --- | --- | | Bestand | Datierte Liste der vorgesehenen Geräte | | Zugang | Ort, Zeit und zuständige Personen | | Berichtsform | Kennungssystem und gewünschte Dateizuordnung | | Nachlauf | Tatsächlich geprüfter Umfang und fehlende Berichte | ## Checkliste für die Umsetzung - Vorabliste auf einen eindeutigen Stand bringen. - Nicht verfügbare Geräte markieren. - Zugang und Vertretung abstimmen. - Kennungen für die Berichte vereinbaren. - Nach dem Termin den tatsächlichen Umfang abgleichen. ## Quellen und Einordnung Quellenstand: 10.09.2026. Die Abläufe, Beispiele und Organisationschecklisten sind eigene Arbeitshilfen. Die verlinkten Quellen geben den fachlichen oder rechtlichen Rahmen; sie ersetzen keine Bewertung der konkreten betrieblichen Situation. - [BAuA: TRBS 1201, Prüfungen und Kontrollen von Arbeitsmitteln](https://www.baua.de/DE/Angebote/Regelwerk/TRBS/pdf/TRBS-1201.html) - [BAuA: TRBS 1203, zur Prüfung befähigte Personen](https://www.baua.de/DE/Angebote/Regelwerk/TRBS/TRBS-1203) ## Passende nächste Schritte - [Eine geeignete Vorabliste erstellen](https://unternehmenspflichten.de/wissen/objektliste/) - [Elektroprüfung vorbereiten: Geräteliste und Prüfprotokolle](https://unternehmenspflichten.de/wissen/elektropruefung-geraeteliste/) - [Prüftermin verschieben: Buchung und Fälligkeit trennen](https://unternehmenspflichten.de/wissen/prueftermin-verschieben/) - [Sammelprüfberichte einzelnen Geräten zuordnen](https://unternehmenspflichten.de/wissen/sammelpruefbericht-zuordnen/) - [Alle Ratgeber: Zusammenarbeit](https://unternehmenspflichten.de/wissen/themen/zusammenarbeit/) ## Fehlende Unterlagen gezielt einsammeln Befristete Nachweislinks verbinden externe Rückmeldungen mit dem richtigen Vorgang. Der Ablauf ist in der Produktansicht beschrieben. Allgemeine Information und Organisationshilfe, keine Prüfung Ihres Einzelfalls. Quellen nennen den Rahmen, entscheiden aber nicht über die Anforderungen an Ihren Betrieb. Prüfumfang, Intervalle und Freigaben klären die zuständigen Fachpersonen. Ein Export ersetzt kein Prüfprotokoll. ## Passend weiterlesen Fristen und Wartung 3 Min.Fristen und Wartung 3 Min. ### Prüftermin verschieben: Buchung und Fälligkeit trennen Wenn ein Dienstleister absagt: Originaltermin erhalten, Ersatztermin planen und fachliche Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren. Externe und Vertretung 3 Min.Externe und Vertretung 3 Min. ### Wartungsangebote vergleichen: Welche Unterlagen sind enthalten? Angebote nach Objekten, Leistungsbeschreibung und zugesagten Berichten vergleichen und ungeklärte Nachweisleistungen vorab ansprechen. Mitarbeiter und Qualifikation 3 Min.Mitarbeiter und Qualifikation 3 Min. ### Fremdfirmen einweisen: Einsatzbezug und Nachweise ordnen Externe Teams, Arbeitsbereiche und tatsächlich vermittelte Informationen nachvollziehbar dokumentieren, ohne Besucherlisten zu überladen. Direkt im eigenen Betrieb testen ## Verwalten Sie den ersten Vorgang an einem Ort Legen Sie ein eigenes Objekt mit Termin und Nachweis an und testen Sie den vollständigen Arbeitsablauf 14 Tage kostenlos.