# Unleserlicher Prüfbericht: Scan und Original prüfen > Abgeschnittene Seiten, falsche OCR-Werte und unscharfe Handyfotos erkennen und eine brauchbare Berichtsfassung nachfordern. HTML-Version: [https://unternehmenspflichten.de/wissen/pdf-scan-unleserlich/](https://unternehmenspflichten.de/wissen/pdf-scan-unleserlich/) Dokumentenablage Abgeschnittene Seiten, falsche OCR-Werte und unscharfe Handyfotos erkennen und eine brauchbare Berichtsfassung nachfordern. ## Kurzantwort Prüfen Sie zunächst, ob die Datei vollständig geöffnet wird und ob nur die Vorschau oder bereits das Original unleserlich ist. Fordern Sie bei fehlenden Angaben eine bessere Ausstellerfassung an. Unlesbare Ergebnisse oder Kennungen dürfen nicht durch Vermutungen ergänzt werden. In diesem Ratgeber ## Fragen aus dem Betriebsalltag ### Warum ist ein Bericht am Handy lesbar, im Ausdruck aber nicht? Vorschauprogramme können Bilder anders skalieren oder schärfen. Öffnen Sie die Originaldatei und testen Sie einen Ausdruck in der vorgesehenen Größe. Entscheidend ist, ob die benötigten Angaben im tatsächlichen Dokument nachvollziehbar sind. ### Welche Stellen sollten bei einem Scan besonders kontrolliert werden? Seriennummern, Datumsangaben, Ergebnisse, Unterschriftsbereiche und Seitenränder sind häufig fehleranfällig. Prüfen Sie außerdem Tabellenfortsetzungen und Anhänge. Eine lesbare erste Seite genügt nicht für einen mehrseitigen Bericht. ### Kann KI einen unleserlichen Messwert zuverlässig ergänzen? Eine plausible Ergänzung wäre kein belegter Messwert. KI oder OCR dürfen unklare Stellen für eine Rückfrage markieren, sie sollten den fehlenden Inhalt nicht als Tatsache erfinden. Bitten Sie den Aussteller um die lesbare Originalangabe. ### Was ist bei einem abgeschnittenen Seitenrand zu tun? Fordern Sie die vollständige Seite einschließlich Randangaben an. Dort können Berichtnummern, Fußnoten oder Einschränkungen stehen. Bewahren Sie die unvollständige Fassung als Eingang mit einem Hinweis auf die nachgeforderte Ergänzung auf. ### Reicht ein Foto aus einem Messenger als Nachweisdatei? Das hängt nicht nur vom Übertragungsweg ab. Komprimierung, fehlende Seiten und unklarer Ausstellerbezug können Probleme verursachen. Fragen Sie möglichst nach der ursprünglichen Datei und klären Sie die Anforderungen an die konkrete Unterlage. ### Darf man Kontrast und Helligkeit nachträglich ändern? Für eine getrennte Lesekopie kann eine technische Aufbereitung hilfreich sein. Behalten Sie das unveränderte Original und kennzeichnen Sie die bearbeitete Kopie. Die Bearbeitung darf keine nicht erkennbaren Inhalte neu erzeugen. ### Wie wird ein OCR-Fehler bei der Suche behandelt? Vergleichen Sie den Suchtext mit der sichtbaren Dokumentseite. Korrigierte Such- oder Indexangaben bleiben von der Originaldatei getrennt. Bei wichtigen Kennungen hilft ein manuell bestätigtes Metadatenfeld mehr als ungeprüfter Volltext. ### Wann ist eine Nachforderung abgeschlossen? Wenn die neue Datei vollständig, lesbar und dem richtigen Vorgang zugeordnet ist. Kontrollieren Sie genau die zuvor beanstandeten Stellen. Eine zweite Datei mit anderem Namen kann denselben Scanfehler enthalten. ## Beispiel aus der Praxis In einem eingescannten Bericht erkennt die Texterkennung das Datum 08.10. als 03.10. Die sichtbare Stelle ist ebenfalls unscharf. Die Verwaltung übernimmt keinen der Werte als bestätigt, sondern fordert die Original-PDF an. Danach wird die korrekte Angabe mit Bezug auf diese Fassung erfasst. ## Angaben für die eigene Arbeitsliste | Bereich | Organisatorischer Bezug | | --- | --- | | Fehlerstelle | Seite und betroffene Angabe | | Original | Unveränderte Eingangsdatei | | Nachforderung | Konkrete Bitte um eine lesbare Fassung | | Kontrolle | Abgleich der korrigierten Stelle | ## Checkliste für die Umsetzung - Original statt nur Vorschau öffnen. - Alle Seiten und Ränder prüfen. - Unklare Zahlen nicht ergänzen. - Bearbeitete Lesekopie getrennt halten. - Neue Fassung an der Fehlerstelle kontrollieren. ## Quellen und Einordnung Quellenstand: 10.09.2026. Die Abläufe, Beispiele und Organisationschecklisten sind eigene Arbeitshilfen. Die verlinkten Quellen geben den fachlichen oder rechtlichen Rahmen; sie ersetzen keine Bewertung der konkreten betrieblichen Situation. - [Eigene Produktinformationen: aktueller Funktionsumfang](https://unternehmenspflichten.de/produktansicht/) - [BSI: Empfehlungen zur Cyber-Sicherheit, einschließlich Datensicherung](https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Unternehmen-und-Organisationen/Informationen-und-Empfehlungen/Empfehlungen-nach-Angriffszielen/Unternehmen-allgemein/10-Tipps-zur-Cyber-Sicherheit-fuer-Unternehmen/10-tipps-zur-cyber-sicherheit-fuer-unternehmen.html) ## Passende nächste Schritte - [Eine bessere Berichtsfassung anfordern](https://unternehmenspflichten.de/wissen/nachweise-anfordern/) - [Prüfnachweise aus Papierordnern digitalisieren](https://unternehmenspflichten.de/wissen/papier-pruefnachweise-digitalisieren/) - [Falsche Seriennummer im Prüfbericht: Zuordnung klären](https://unternehmenspflichten.de/wissen/pruefbericht-falsche-seriennummer/) - [Dokumentversionen und Korrekturen nachvollziehbar führen](https://unternehmenspflichten.de/wissen/dokumentversionen/) - [Alle Ratgeber: Dokumentenablage](https://unternehmenspflichten.de/wissen/themen/dokumentenablage/) ## Fehlende Unterlagen gezielt einsammeln Befristete Nachweislinks verbinden externe Rückmeldungen mit dem richtigen Vorgang. Der Ablauf ist in der Produktansicht beschrieben. Allgemeine Information und Organisationshilfe, keine Prüfung Ihres Einzelfalls. Quellen nennen den Rahmen, entscheiden aber nicht über die Anforderungen an Ihren Betrieb. Prüfumfang, Intervalle und Freigaben klären die zuständigen Fachpersonen. Ein Export ersetzt kein Prüfprotokoll. ## Passend weiterlesen Protokolle und Nachweise 3 Min.Protokolle und Nachweise 3 Min. ### Prüfnachweise aus Papierordnern digitalisieren Papierberichte lesbar scannen, vollständig zuordnen und Papieroriginale erst nach geklärter Aufbewahrung behandeln. Ablage und Daten 2 Min.Ablage und Daten 2 Min. ### Dateinamen für betriebliche Nachweise vereinheitlichen Dokumente mit einem einfachen Schema wiederfinden, ohne vertrauliche Informationen unnötig im Namen zu verbreiten. Ablage und Daten 2 Min.Ablage und Daten 2 Min. ### Dokumentversionen und Korrekturen nachvollziehbar führen Aktuelle Fassung und historische Originale unterscheiden, damit ein korrigierter Bericht nicht unbemerkt die Vergangenheit ersetzt. Direkt im eigenen Betrieb testen ## Verwalten Sie den ersten Vorgang an einem Ort Legen Sie ein eigenes Objekt mit Termin und Nachweis an und testen Sie den vollständigen Arbeitsablauf 14 Tage kostenlos.