# Objektlisten für einen CSV-Import vorbereiten > Kennungen, Datumsformate und Fehlerzeilen vor dem großen Import prüfen, statt doppelte Akten nachträglich aufzuräumen. HTML-Version: [https://unternehmenspflichten.de/wissen/csv-import/](https://unternehmenspflichten.de/wissen/csv-import/) Ablage und Daten Kennungen, Datumsformate und Fehlerzeilen vor dem großen Import prüfen, statt doppelte Akten nachträglich aufzuräumen. ## Kurzantwort Bereiten Sie einen CSV-Import mit einer unveränderten Sicherung der Ausgangsliste und einer kleinen Testmenge vor. Prüfen Sie Feldzuordnung, Zeichencodierung, Datumsformat und führende Nullen. Importieren Sie den Gesamtbestand erst, wenn die Testdaten im Zielsystem korrekt erscheinen. In diesem Ratgeber ## Ausgangsdaten zuerst bereinigen CSV ist eine Textdatei mit Tabellenwerten, keine vollständige Excel-Arbeitsmappe. Formatierungen, mehrere Arbeitsblätter und Formeln werden nicht als dieselbe Arbeitslogik übertragen. Definieren Sie daher, welches Blatt und welche Spalten tatsächlich importiert werden sollen. Kennungen wie 00042 dürfen nicht versehentlich zu 42 werden, wenn diese Unterscheidung im Bestand wichtig ist. Prüfen Sie Trennzeichen und UTF-8-Codierung anhand einer Testzeile mit Umlauten. Leere Datumsfelder sollten leer bleiben und nicht als heutiges Datum oder als Nullwert erscheinen. Prüfen Sie, wie das Zielsystem doppelte Kennungen behandelt. Ein erneut gestarteter Import darf nicht unbeabsichtigt alle Objekte ein zweites Mal anlegen. Vertiefung: [Eine Objektliste ohne Dubletten aufbauen](https://unternehmenspflichten.de/wissen/objektliste/). ### Wie verhindere ich vertauschte Tage und Monate beim Import? Bereiten Sie Datumswerte in einem eindeutig vereinbarten Format vor und testen Sie einen Fall wie den 4. Mai, der leicht mit dem 5. April verwechselt wird. Prüfen Sie die Importvorschau und anschließend den gespeicherten Wert. Freitext wie Frühjahr wird nicht ohne Bestätigung in ein konkretes Datum umgewandelt. ### Warum verschwinden führende Nullen aus manchen Gerätekennungen? Tabellenprogramme können eine Kennung als Zahl interpretieren. Behandeln Sie Identifikatoren wie 00127 als Text und kontrollieren Sie die Exportdatei. Eine technisch erfolgreich importierte Zahl ist nicht automatisch dieselbe Gerätekennung wie in der Ausgangsliste. ## Beispiel aus dem Betriebsalltag Eine Liste mit 380 Geräten wird zunächst mit fünf Zeilen getestet: eine Kennung mit führenden Nullen, ein Umlaut, ein fehlender Standort, ein leeres Datum und eine bekannte Dublette. Nach dem Import werden diese Fälle einzeln kontrolliert. Erst nach der Korrektur der Feldzuordnung folgt der übrige Bestand. ## Die wichtigsten Angaben im Überblick | Bereich | Darauf kommt es an | | --- | --- | | Kennung | Als stabile Identität erhalten | | Datum | Einheitliches und unterstütztes Format | | Text | Umlaute und Trennzeichen prüfen | | Fehlerzeile | Ursache beheben, dann gezielt erneut importieren | ## Checkliste für die Umsetzung - Unveränderte Ausgangsdatei separat sichern. - Spalten mit der Importvorlage abgleichen. - Dubletten und leere Werte bewusst behandeln. - Eine kleine Testmenge mit Sonderfällen importieren. - Anzahl und Stichproben nach dem Import vergleichen. ## Häufigen Fehler vermeiden Eine Fehlermeldung pauschal durch mehrfachen Gesamtimport zu beantworten, kann Dubletten vervielfachen. Klären Sie zuerst, welche Zeilen übernommen wurden und welche nicht. ## Häufige Fragen ### Warum gehen Umlaute beim Import kaputt? Häufig passen Zeichencodierung und Importannahme nicht zusammen. Speichern Sie im unterstützten Format und testen Sie sichtbar mit Wörtern wie „Prüfung“ und „Gebäude“. ### Kann ich Formeln aus Excel weiterverwenden? CSV überträgt keine vollständige Tabellenlogik. Prüfen Sie, welche berechneten Werte exportiert werden und ob die Berechnung im Zielsystem überhaupt benötigt wird. ## Quellen und Einordnung Quellenstand: 10.09.2026. Die organisatorischen Beispiele und Checklisten sind eigene Muster. Verlinkte Rechtsgrundlagen geben den allgemeinen Rahmen; sie bestimmen nicht die Anforderungen Ihres Einzelfalls. Produktlinks beschreiben unsere eigene Anwendung. - [Microsoft: Textdateien und CSV importieren oder exportieren](https://support.microsoft.com/de-de/excel/get-started/import-or-export-text-txt-or-csv-files) - [Eigene Produktdokumentation: aktuelle Produktansicht](https://unternehmenspflichten.de/produktansicht/) ## Passende nächste Schritte - [Aktuellen Import- und Produktumfang ansehen](https://unternehmenspflichten.de/produktansicht/) - [Eine Objektliste ohne Dubletten aufbauen](https://unternehmenspflichten.de/wissen/objektliste/) - [Datenexporte vor einer Übergabe kontrollieren](https://unternehmenspflichten.de/wissen/datenexport/) - [Alle Ratgeber: Ablage und Daten](https://unternehmenspflichten.de/wissen/themen/dokumentenablage/) ## Vorhandene Nachweise geordnet übergeben Die organisatorische Zusammenstellung prüfen. Keine Bewertung, ob Unterlagen gesetzlich ausreichen. Allgemeine Information und Organisationshilfe, keine Prüfung Ihres Einzelfalls. Quellen nennen den Rahmen, entscheiden aber nicht über die Anforderungen an Ihren Betrieb. Prüfumfang, Intervalle und Freigaben klären die zuständigen Fachpersonen. Ein Export ersetzt kein Prüfprotokoll. ## Passend weiterlesen Objekte und Geräte 2 Min.Objekte und Geräte 2 Min. ### Eine Objektliste ohne Dubletten aufbauen Mit stabilen Kennungen und wenigen Pflichtfeldern wird aus mehreren Bestandslisten eine brauchbare gemeinsame Grundlage. Ablage und Daten 2 Min.Ablage und Daten 2 Min. ### Datenexporte vor einer Übergabe kontrollieren Nicht nur auf „Exportieren“ klicken: Umfang, Lesbarkeit, Originaldateien und Empfänger müssen zum Zweck passen. Betrieb und Aufwand 2 Min.Betrieb und Aufwand 2 Min. ### Den Verwaltungsaufwand für Nachweise berechnen Suchzeit, Rückfragen und Nacharbeit messen, bevor Sie Softwarekosten mit möglichen Einsparungen vergleichen. Direkt im eigenen Betrieb testen ## Verwalten Sie den ersten Vorgang an einem Ort Legen Sie ein eigenes Objekt mit Termin und Nachweis an und testen Sie den vollständigen Arbeitsablauf 14 Tage kostenlos.