# Sicherheit, Verschlüsselung und Datenkontrolle

> Technische Informationen zu Dokumentverschlüsselung, Rollen, Export, Selbstlöschung, Backups und Plattformbetrieb.

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Sicherheit

Nachprüfbare technische Maßnahmen für Kundendokumente, Rollen, Exporte, Löschung, Backups und Plattformbetrieb.

## Verschlüsselte Dokumentablage

Hochgeladene Kundendokumente werden vor dem Speichern anwendungsseitig verschlüsselt. Zugriffe sind dem jeweiligen Betrieb und den vergebenen Rollen zugeordnet.

## Datenkontrolle

Betriebsinhaber können PDF- und ZIP-Exporte erstellen und den eigenen Betrieb samt zugehöriger Daten im Portal selbst löschen.

## Betrieb und Wiederherstellung

Die Plattform erstellt verschlüsselte Backups und unterstützt technische Wiederherstellungstests. Fehler- und Mailstatus werden im geschützten Adminbereich überwacht.

## Öffentlicher Status

Grundlegende Plattformdienste werden auf der öffentlichen Statusseite geprüft. Kundenbezogene Vorgänge werden dort nicht angezeigt.

## Sicherheit beginnt bei Rollen und klaren Datenwegen

Verschlüsselung ist wichtig, löst aber nicht jede organisatorische Frage. Legen Sie zusätzlich fest, wer Dokumente sehen, Termine ändern, Exporte erzeugen oder Personen einladen darf. Temporäre Uploadlinks sollten nur den vorgesehenen Vorgang öffnen.

- individuelle Konten statt geteilter Passwörter
- sparsame Rechte für Team und externe Empfänger
- nachvollziehbare Änderungen und bewusste Löschentscheidungen

Unternehmenspflichten.de unterstützt diese Abläufe. Welche Daten Ihr Betrieb speichern darf und wie lange sie benötigt werden, bleibt eine betriebliche und gegebenenfalls rechtliche Entscheidung.

## Für den Störungsfall vorsorgen

Bestimmen Sie intern, wer bei einem verlorenen Zugang, einer falschen Freigabe oder einem verdächtigen Export entscheidet. Entziehen Sie nicht mehr benötigte Konten zeitnah und prüfen Sie Rollen regelmäßig. Exportieren Sie wichtige Unterlagen nach Ihrem Sicherungskonzept, damit der Arbeitsablauf nicht von einem einzigen Zugang abhängt.

## Passende Ratgeber für die Umsetzung

Objekte und Geräte 3 Min.Objekte und Geräte 3 Min.

### QR-Codes an Geräten sinnvoll einsetzen

Vom Etikett zur richtigen Akte gelangen, ohne vertrauliche Unterlagen über einen öffentlichen Code freizugeben.

Externe und Vertretung 2 Min.Externe und Vertretung 2 Min.

### Befristete Uploadlinks für externe Nachweise nutzen

Dokumente ohne gemeinsames Kundenkonto einsammeln und den Zugang trotzdem auf den vorgesehenen Vorgang begrenzen.

Externe und Vertretung 3 Min.Externe und Vertretung 3 Min.

### Vertretungen für Fristen und Nachweise organisieren

Zuständigkeit, Zugriff und offene Aufgaben so übergeben, dass Urlaub oder Krankheit keine unsichtbaren Lücken erzeugen.